CIO precisam de justificar melhor o investimento em IT

Os CIO enfrentam uma pressão crescente para demonstrar o valor do investimento em tecnologia, mas os dados financeiros fragmentados e mal classificados estão a dificultar a análise, a comunicação dos custos e a ligação entre as despesas em IT e os resultados do negócio.

Para responder a este desafio, a Info-Tech Research Group publicou o blueprint Adopt a World-Class ITFM Taxonomy, que propõe uma metodologia estruturada para aumentar a transparência financeira, melhorar a tomada de decisão e promover o alinhamento entre as equipas de IT, Finanças e restantes áreas da organização.

De acordo com a consultora, muitas organizações continuam sem conseguir responder de forma clara a questões fundamentais, como onde foi efetuado o investimento, onde este deve ser reforçado e de que forma contribui para o negócio. Estas dificuldades resultam, em grande parte, da fraca qualidade dos dados financeiros e da ausência de sistemas de classificação adequados para suportar uma análise eficaz.

Para Travis Duncan, Principal Research Director da Info-Tech Research Group, os responsáveis de IT “precisam de mais do que apenas consciência financeira para justificar gastos, projetar custos e demonstrar valor”. O responsável considera que é indispensável dispor de dados utilizáveis e de uma linguagem comum que permita explicar o significado dos números. Nesse sentido, afirma que uma taxonomia de IT Financial Management “bem estruturada oferece aos CIO uma maneira prática de transformar gastos fragmentados em insights confiáveis ​​e prontos para embasar decisões”.

A metodologia apresentada pela Info-Tech assenta numa taxonomia composta por cinco perspetivas, investimento, finanças, tecnologia, soluções e negócio, que permite classificar os custos de IT de acordo com os diferentes intervenientes da organização. O objetivo passa por facilitar a compreensão da forma como o investimento tecnológico suporta as operações, as prioridades estratégicas, a prestação de serviços e as capacidades do negócio.

O blueprint está organizado em três fases. A primeira consiste na preparação dos dados financeiros, através da identificação das fontes de informação, da definição dos principais casos de utilização e dos objetivos para melhorar a visibilidade financeira. A segunda centra-se no mapeamento dos dados, adaptando a taxonomia às necessidades da organização e testando-a com dados relativos à força de trabalho e aos fornecedores. A terceira prevê a definição das regras de alocação de custos, a documentação dos impactos da implementação e a elaboração de um plano de adoção da taxonomia em sistemas, processos e equipas.

A Info-Tech sublinha ainda que uma taxonomia de gestão financeira de IT não funciona apenas como um sistema de classificação, mas também como uma ferramenta de comunicação entre as equipas de IT e de Finanças. Ao estabelecer uma estrutura comum para interpretar e explicar os custos tecnológicos, as organizações conseguem melhorar a atribuição de custos, tornar os processos de orçamento e previsão mais consistentes e reforçar a confiança nas decisões relacionadas com o investimento em tecnologia.

Além da metodologia, o blueprint inclui ferramentas de apoio à implementação, como modelos de apresentação, planos de implementação e um workbook para testar a taxonomia com dados financeiros reais e facilitar a comunicação dos resultados às diferentes partes interessadas. Segundo a consultora, esta abordagem permite aos CIO obter uma visão mais rigorosa dos gastos em tecnologia e reforçar o posicionamento estratégico das IT dentro das organizações.