Empresas portuguesas perdem produtividade com ferramentas desconectadas

A falta de integração entre equipas, processos e ferramentas digitais está a gerar custos de produtividade nas empresas portuguesas. Segundo o estudo “Business Facts Index 2026 – The Cost of Business Disconnection”, da Factorial, 57,3% dos líderes empresariais nacionais afirmam perder entre 20% e 30% do seu tempo à procura de informação, a reconciliar dados ou a repetir tarefas já realizadas.

A empresa estima que este tempo perdido represente um custo anual de 327.002 euros numa organização com mil colaboradores, considerando apenas o tempo dos gestores afetados. Para uma empresa com 500 trabalhadores, o custo estimado é de 163.501 euros por ano, enquanto numa organização com 250 colaboradores o valor se situa nos 81.750 euros.

Os cálculos combinam o tempo reportado pelos inquiridos com dados do Eurostat relativos a salários e à estrutura da força de trabalho. Os valores apresentados são estimativas da Factorial e não correspondem a perdas financeiras diretamente medidas nas empresas.

A multiplicação de aplicações e a dispersão da informação entre departamentos surgem como obstáculos à eficiência operacional. Em Portugal, 73,2% dos líderes empresariais afirmam perder a concentração devido à necessidade de alternar constantemente entre diferentes aplicações, a percentagem mais elevada entre os cinco mercados europeus analisados. Além disso, 73,8% consideram que as suas organizações funcionariam melhor com menos ferramentas e soluções tecnológicas mais centralizadas.

Os resultados apontam para dificuldades que ultrapassam a execução de tarefas administrativas e afetam também o acesso à informação necessária para a tomada de decisões. A visibilidade financeira é um dos exemplos identificados no estudo. Apenas 29,1% dos decisores portugueses conseguem perceber imediatamente se determinado departamento está acima ou abaixo do orçamento. Em contrapartida, 58,1% precisam de vários dias para obter essa informação ou, pelo menos, não conseguem aceder-lhe de forma imediata.

Estes resultados evidenciam os desafios associados à utilização de sistemas que não partilham informação de forma integrada, obrigando os colaboradores a procurar, consolidar e validar dados provenientes de diferentes fontes.

Apesar dos problemas de integração tecnológica, os líderes empresariais portugueses apresentam as expectativas mais elevadas relativamente ao impacto da Inteligência Artificial (IA). Segundo a Factorial, 84,9% dos inquiridos em Portugal esperam que a IA altere a forma como as suas empresas operam nos próximos 12 meses, o valor mais elevado entre os cinco países analisados. Destes decisores, 25,9% antecipam uma transformação radical dos processos de trabalho.

No entanto, a adoção da tecnologia ainda não se está a traduzir necessariamente numa redução da carga de trabalho. Cerca de 71,3% dos líderes portugueses afirmam ter aumentado as expectativas de desempenho das suas equipas desde que começaram a utilizar IA. Ao mesmo tempo, 66,4% indicam que a carga de trabalho se manteve ou aumentou. Os dados sugerem que a tecnologia está a alterar a distribuição das tarefas e as expectativas de produtividade, sem eliminar necessariamente o volume de trabalho das organizações.

A nível europeu, apenas 6,9% dos decisores afirmam que a IA já gere processos completos de forma autónoma, o que indica que a supervisão humana continua a desempenhar um papel central na utilização destas ferramentas.

O estudo identifica uma diferença significativa entre as expectativas dos decisores e o nível de integração da IA nas organizações portuguesas. Apenas 4,8% das empresas nacionais têm IA integrada em todas as operações, enquanto 36,4% permanecem numa fase de exploração, sem utilização diária da tecnologia. A utilização mais avançada das capacidades de IA integradas no software, nomeadamente para planeamento, análise e apoio à decisão, está presente em 17,2% das organizações portuguesas. Estes resultados mostram que, apesar do interesse na tecnologia, muitas empresas ainda não passaram de experiências pontuais para uma utilização sistemática nos processos de negócio. A integração com os sistemas existentes surge como um dos fatores que poderá influenciar esta evolução.

Em Portugal, 25,4% dos líderes empresariais identificam a presença de IA em aplicações que já utilizam e nas quais confiam como o principal fator para aumentar a confiança em agentes de IA. Esta percentagem é também a mais elevada entre os cinco mercados analisados. A supervisão humana, a existência de regras claras e o cumprimento das obrigações regulamentares são igualmente identificados como elementos relevantes para uma adoção mais aprofundada.

Para a Factorial, os resultados reforçam a necessidade de as empresas avaliarem não apenas as funcionalidades das ferramentas que utilizam, mas também a forma como estas comunicam entre si. “As empresas não precisam simplesmente de mais tecnologia. Precisam de tecnologia que una aquilo que hoje continua separado: pessoas, informação, recursos e processos”, afirma Tiago Cunha, Director of Strategy & Partnerships da Factorial. O responsável considera que a desconexão tecnológica tem consequências financeiras e operacionais, nomeadamente ao consumir tempo que poderia ser dedicado a atividades de maior valor.