Riberalves otimiza processos de troca documental

O desafio

A Riberalves e a Minsait são parceiros em implementação de tecnologia há muitos anos e a nova solução implementada, que tem por base uma ferramenta que a Minsait já tem à disposição do setor do Consumo & Retalho, surgiu depois de uma análise das necessidades colocadas pela Riberalves.

Os desafios da Riberalves a que a Minsait procurava responder passam por alargar a troca eletrónica documental a todos os clientes sem tecnologia EDI, simplificando a comunicação com estes clientes, através de uma plataforma adaptável ao modelo de negócio da Riberalves e com um interface prático para utilizadores com pouca apetência pelas novas tecnologias.

“Após várias reuniões de trabalho com a Riberalves, onde se foi apresentando e discutindo modelos e sugestões de proposta, estas permitiram ir adaptando a plataforma às necessidades e especificidades do modelo de negócio do cliente”, afirma António Silva Santos, Manager de Mercados Digitais da Minsait em Portugal na Minsait.

A solução 

Para o Manager de Mercados Digitais da Minsait em Portugal, “o tecido empresarial português está cada vez mais recetivo a soluções que possam trazer valor acrescentado às empresas, no que concerne a automatizar e otimizar toda a troca de fluxos documentais que suportam o negócio, tanto no canal de clientes, como de fornecedores”.

Embora se tenha vindo a assistir, nas últimas duas décadas, a um crescimento gradual e contínuo, António Silva Santos, acredita que ainda há um longo caminho pela frente, existindo no mercado nacional um enorme potencial.

A solução escolhida está assente na plataforma ieDocs da Minsait, uma plataforma de última geração para intercâmbio e arquivo documental de qualquer tipo de documentos, incluindo a fatura eletrónica. Esta solução da Minsait destaca-se pela facilidade de adaptação a qualquer modelo de negócio, tendo uma grande capacidade de integração com qualquer sistema de gestão.

A solução da Minsait contribuiu para que a Riberalves conseguisse alcançar a automatização e desmaterialização das encomendas dos seus clientes permitindo uma integração automática de todos os pedidos dos clientes, eliminando os processos até aqui existentes, que obrigavam à introdução manual da informação em sistema, reduzindo o erro humano na integração da encomenda, a melhoria do serviço de apoio ao cliente, a validação e rastreabilidade das informações, uma maior segurança e controle das transações, a redução de custos administrativos e a ausência de contacto físico com documentos.

Os resultados

“O feedback foi muito positivo”, garante António Silva Santos, que acredita que a empresa conseguiu uma circulação de informação mais rápida e eficiente entre o departamento comercial, a produção e a logística, assegurando uma prestação de serviços mais rápida e fiável aos clientes.

“De uma forma geral e após aproximadamente quatro meses da ativação do portal podemos afirmar que estamos a ser bem- -sucedidos em todos os desafios a que nos propusemos, acima de tudo, estreitando a relação com os nossos clientes, através de uma maior eficiência dos serviços internos e do serviço de apoio ao cliente”, afirma Rui Conceição do Departamento Comercial da Riberalves.

Com esta solução, a Riberalves reduziu para zero o erro humano, aquando do lançamento das encomendas em sistema, ao mesmo tempo que canalizam recursos internos para outras necessidades existentes na organização. Por outro lado, alcançaram uma circulação de informação mais rápida e eficiente entre o departamento comercial, produção e logística e asseguraram a prestação de um serviço mais rápido para o cliente com um processamento sempre fiável das suas encomendas.

Esta é uma solução em plena ascensão, pois tem evoluído ao longo dos últimos anos de forma a permitir suportar cada vez mais processos e modelos de negócio nos vários setores de atividade, onde os clientes Minsait se inserem.

A plataforma tem sofrido várias atualizações de melhoria contínua, de forma a permitir um interface prático e com um excelente desempenho para os seus utilizadores.

A próxima etapa será, através desta ferramenta, “encorajar os nossos clientes a dar o passo seguinte evoluir para uma solução de EDI capaz de desmaterializar toda a troca de documentos existente entre a Riberalves e os seus clientes”, conclui Rui Conceição.