O local de trabalho está em constante evolução e a pandemia da COVID-19 veio acelerar este tipo de alterações. Atualmente, já são poucas as organizações que não praticam algum tipo de trabalho remoto. Cilnet, Claranet, EasyVista, InovaPrime, Kaspersky, Lexmark, Microsoft, Noesis, Warpcom, WatchGuard e Xerox partilham a sua visão sobre Workplace Solutions.
Quando, no final de 2019, a IT Insight preparou os vários temas para as mesas redondas de 2020, estávamos longe de imaginar que o tema de Workplace Solutions iria ter lugar a meio de uma crise nunca antes vista que iria alterar por completo o conceito de espaço de trabalho. A pandemia da COVID-19, ou do novo Coronavírus, fez com que as organizações de todo o mundo se adaptassem a uma nova realidade. Em Portugal, o teletrabalho passou a ser obrigatório para todos os colaboradores que não necessitam de estar fisicamente no seu posto de trabalho tradicional e as organizações tiveram que se adaptar, quase sem aviso prévio, a uma realidade em prol do bem-estar de todos.
Pela primeira vez, a IT Insight realizou a sua habitual mesa redonda de forma digital, através de uma plataforma de videoconferência.
As mesas redondas da IT Insight são feitas de forma presencial, com todos os participantes presentes na mesma sala a debater o tema em cima da mesa. Seguindo as recomendações da Direção Geral de Saúde e do Governo, esta mesa redonda não seguiu os mesmos parâmetros que as restantes. Os participantes estavam cada um no seu local e "encontraram-se" através de uma plataforma de videoconferência para partilhar a sua opinião sobre os temas que tão atuais são para as organizações portuguesas.
"Todos estão a fazer os pedidos ao mesmo tempo. Não está a haver planeamento, só está a haver reação"- António Oliveira Maia, Workplace Design & Adoption Director, Claranet Adoção de soluçõesAs empresas nacionais tiveram, de um momento para o outro, que se adaptar a uma nova realidade. Muitas nunca tinham implementado um método de trabalho remoto, enquanto outras já contavam com colaboradores que trabalhavam a partir de casa. Verdade que poucas, ou nenhumas, alguma vez tiveram a totalidade dos seus empregados a trabalhar de forma remota. Neste sentido, as organizações tiveram que procurar e utilizar soluções de colaboração, de videoconferência, ou mesmo dispositivos que permitissem aos colaboradores desempenharem as suas funções, ao mesmo tempo que necessitam de estar em contacto com os seus colegas.
O representante da Claranet refere que, apesar de a empresa ter vindo a trabalhar estes temas há muito tempo, “hoje, o que estamos a sentir é o problema do Serviço Nacional de Saúde: gestão de capacidade e de toda a gente fazer o pedido ao mesmo tempo. Não está a haver planeamento, só está a haver reação”.
"É extremamente importante existir um trabalho de consciencialização dos utilizadores. Todos os ataques que se estão a prever têm um ponto em comum: o utilizador"- Rui Lopes, Solutions Architect, Cilnet
No caso concreto da InovaPrime, Marco Batista, CEO da empresa, refere que nunca houve uma obrigatoriedade de estar num escritório, até porque os colaboradores têm “toda a infraestrutura e soluções de colaboração para trabalharem onde quiserem”. Já no caso dos clientes da InovaPrime, há experiências diferentes. “Há empresas globais que estão preparadas em termos de colaboração para teletrabalho, mas há algo em que ninguém está a falar: nem todos têm infraestrutura para chegar e estar em teletrabalho. Há um conjunto de pessoas, talvez 60% de uma multinacional, que têm, efetivamente, infraestrutura que dá acesso remoto a todos os sistemas, mas depois há quem utilize desktops no seu dia-a-dia e as empresas tiveram que deslocar estes equipamentos à pressa para a casa das pessoas”.
"Nos últimos anos, passámos uma fase difícil onde se aniquilou a parte pessoal em função do trabalho; (…) esta situação vai permitir-nos criar uma cultura mais abrangente"- Paulo Magalhães, VP Sul da Europa, EasyVista
"Dar acesso aos dados aos colaboradores com RDP dá continuidade ao negócio, mas de uma forma muito frágil e 'presa por arames'"- Rui Pinho, Channel Sales, Kaspersky
O Microsoft Teams é uma das principais ferramentas de colaboração e, à medida que o COVID-19 se espalha pelo mundo e mais empresas começam a trabalhar remotamente, mais utilizadores a plataforma tem. Teresa Virgínia, Modern Workplace Business Group Lead na Microsoft Portugal, partilha que, desde que começou o isolamento das pessoas e o trabalho remoto, o Teams tem assistido a um enorme crescimento diário. Em Portugal, são “milhares os novos utilizadores” por dia. Esta adoção está a ser feita “de emergência” e muitas organizações “ainda não tinham feito este caminho, estão a fazê-lo de uma forma muito acelerada”.
"Há projetos em implementação que entraram em pausa para dar resposta aos colaboradores para que continuem a trabalhar"- Ricardo Magalhães, Enterprise Solutions Senior Manager, Noesis
Paulo Coito, BU Manager de Collaboration & Customer Experience da Warpcom, partilha a sua experiência e diz que têm sido “semanas com ritmos alucinantes” de trabalho. Isto acontece por existirem muitas solicitações de clientes, a ajudá-los a ultrapassar algumas limitações dos seus planos de continuidade de negócio que muitas vezes não existiam ou eram difíceis. Por outro lado, “tem sido muito gratificante, uma vez que temos ajudado muitas organizações a transpor para o trabalho remoto algo que, até agora, não estava na sua realidade”. Carlos Vieira, Country Manager Iberia da WatchGuard, indica que as grandes empresas portuguesas já estavam, de facto, preparadas para colaboração remota e já contavam com planos de contingência, onde se encontravam VDI e VPN, por exemplo, e onde esta migração foi relativamente “rápida e menos dolorosa”. Depois, no caso das pequenas e médias empresas, “esta passagem foi mais complicada” e onde muitos colaboradores tiveram que trabalhar “noites inteiras” para suportar a passagem de trabalho físico, no local, para trabalho remoto. Existiram, também, organizações que levaram “workstations e servidores” para casa, não estando preparadas para este tipo de incidentes.
"As empresas que não estavam a fazer a transformação para sistemas cloud e de trabalho colaborativo estavam atrasadas. Hoje, estão atrasadas e com um problema entre mãos"- Sandra Andrade, Marketing & CommunicationManager, Xerox
“Assistimos, nas últimas semanas, a uma explosão nos equipamentos para casa – o que é normal – e existem algumas preocupações em termos de segurança, mas temos algumas soluções que permitem que se trabalhe e imprima de casa de uma forma segura”.
"Assistimos, nas últimas semanas, a uma explosão nos equipamentos para casa"- Nuno Verónica, Iberica Annuities & Channel Director, Lexmark CibersegurançaA adoção de soluções de trabalho remoto levanta sempre questões de cibersegurança. O facto de existirem colaboradores a utilizarem as plataformas cruciais para a organização fora do espaço físico da empresa aumenta a superfície de risco. No caso da pandemia do COVID-19, estas soluções tiveram, em muitos casos, de ser adotadas à pressa, aumentando ainda mais o risco de uma organização sofrer um ciberataque que coloque em causa todas as atividades da empresa. ![]() De acordo com Carlos Vieira, da WatchGuard, as organizações quiseram, primeiro, colocar o máximo possível de colaboradores a trabalhar a partir de casa, independentemente de como o fariam. Depois, houve uma escassez de portáteis no mercado e os utilizadores passaram a utilizar os seus computadores pessoais que têm pouca ou nenhuma segurança. “Numa segunda fase, as empresas preocuparam-se com a segurança, em colocar os colaboradores a trabalhar em casa de forma mais segura”. O Country Manager da WatchGuard alerta, ainda, para um crescimento dos ataques de phishing e malware nos próximos tempos, muito por culpa da falta da componente de cibersegurança na altura de migrar os colaboradores do escritório para as suas casas.
"Primeiro, as empresas preocuparam-se em colocar os colaboradores a trabalhar, só depois se preocuparam com a segurança"- Carlos Vieira, Country Manager Iberia, WatchGuard
Referindo-se essencialmente às pequenas e médias empresas, Rui Pinho, da Kaspersky, indica que as organizações que não estavam preparadas tiveram como principal preocupação colocar as pessoas em casa, sem se preocuparem em como esses colaboradores iriam, por exemplo, aceder em segurança aos dados. “Dar acesso aos dados aos colaboradores com RDP [Remote Desktop Protocol] dá continuidade ao negócio, mas de uma forma muito frágil e ‘presa por arames’”, afirma. “Imaginem alguém de uma empresa que não está preparada e até tem o seu PC em casa e, de repente, dão-lhe acesso a determinadas ferramentas para ser produtivo. O utilizador, se não tiver consciência deste gap de segurança, vai baixar a guarda, vai ver o seu email particular ao mesmo tempo que utiliza ferramentas empresariais. Como vai estar em casa, não vai estar atento a determinados tipos de ataque”, exemplifica Rui Pinho. Teresa Virgínia, da Microsoft, relata que “existiu uma urgência de adotar o trabalho remoto” numa primeira fase. É necessário que agora, numa segunda fase, as empresas trabalhem remotamente de forma segura. “Sentimos que as grandes empresas estão sem dúvida muito mais preparadas do que as PME, que são aquelas que poderão estar mais vulneráveis a ataques”, indica. Teresa Virgínia alerta que as organizações presentes em países que entraram em teletrabalho ainda antes de Portugal, registaram um incremento de ataques cibernéticos, uma ameaça que vai crescer, também em Portugal.
A Cilnet, que também conta com uma área de segurança, tem trabalhado, também, na consciencialização junto das organizações. “Há dois fatores: a questão técnica, de como se pode implementar determinados controlos para quem começa a trabalhar remotamente o possa fazer de forma segura, e depois é extremamente importante existir um trabalho de consciencialização dos utilizadores porque todos os ataques que se estão a prever, têm um ponto em comum, que é o utilizador”, indica Rui Lopes. António Maia partilha que, na Claranet, todos têm de ser certificados num curso de cibersegurança, uma medida imediata que está a ser levada para os clientes. “Há muita liberdade que se dá, mas também se está a comprometer a segurança”, relembra o representante da Claranet.
"A ordem foi ‘vão para casa’. Se for preciso esquecer o RGPD, esquece-se"- Paulo Coito, BU Manager de Collaboration & Customer Experience, Warpcom
FuturoApesar de ainda não se saber quando é que esta situação vai terminar e de como é que o mundo vai estar depois disto, uma coisa é certa: a maneira de trabalhar estará para sempre alterada. Pegando na realidade da Noesis, Ricardo Magalhães refere que há dois cenários distintos, onde existe uma vertente de equipas que trabalham internamente e outras que trabalham em clientes, que estão diretamente dependentes das soluções que os clientes providenciam para dar continuidade ao seu trabalho. As equipas internas tiveram um impacto muito pequeno. “Já trabalhávamos deste modo, remotamente, com soluções cloud. Acontecendo esta situação, apenas nos deslocamos fisicamente; digitalmente estamos a funcionar da mesma maneira”, diz. Antecipando o futuro, o COVID-19 vai obrigar as empresas a olhar com atenção para este tema do trabalho remoto, que pode levar ao paradigma de que “se é possível que este modo de trabalhar seja viável, então vou colocar os meus colaboradores a trabalhar de outra maneira”, como um regime híbrido, por exemplo. Paulo Magalhães (EasyVista) indica que “nos últimos anos, passámos uma fase difícil onde se aniquilou a parte pessoal em função do trabalho”. Esta nova maneira de trabalhar vai mostrar a todos – sejam colaboradores ou da parte da gestão – que é possível trabalhar a partir de casa e ganhar qualidade de vida. Por outro lado, o VP Sul da Europa da EasyVista defende que tem de existir um balanço entre trabalhar a partir de casa e trabalhar no escritório para que as pessoas possam estar juntas e partilhem experiências. “Esta situação vai permitir-nos criar uma cultura mais abrangente" e criar um balanço entre a vida pessoal e profissional.
"Sentimos que as grandes empresas estão muito mais preparadas do que as PME, que são aquelas que poderão estar mais vulneráveis a ataques"- Teresa Virgínia, Modern Workplace Business Group Lead, Microsoft Portugal
"Há um conjunto de pessoas que têm infraestrutura que dá acesso remoto a todos os sistemas, mas há empresas que tiveram de deslocar dekstops à pressa para a casa das pessoas"- Marco Batista, CEO, InovaPrime
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