Dicas para tirar o máximo partido do tempo dos colaboradores no escritório

Num mundo laboral altamente moldado pelo remoto e a flexibilidade, cabe aos líderes equilibrar a administração da organização com a necessidade de flexibilidade dos colaboradores. Foi neste contexto que a Microsoft lançou uma série de dicas de como tirar o máximo partido do tempo dos colaboradores no escritório. 

Segundo a empresa, para não afetar a produtividade, a criatividade, a inovação e o bem-estar nas empresas, é essencial fortalecer as relações entre os membros das equipas ao passar tempo juntos no mesmo local. Nesse sentido, os gestores poderão implementar iniciativas e ações presenciais com oradores importantes enquanto oportunidades de desenvolvimento profissional e criar hábitos presenciais que liguem pessoas e equipas, como um almoço semanal ou uma atividade anual.

Para os managers, a Microsoft aconselha que assegurem o equilíbrio entre o planeamento e o brainstorming presenciais com atividades que criam confiança e encorajam a colaboração – como um escape room ou uma aula de culinária. Já os colaboradores, poderão agilizar com os gestores e colegas os deadlines e reuniões não urgentes, de modo a focarem-se na ligação e colaboração.

Num segundo ponto, a empresa explica que as conexões das pessoas fora das redes habituais acabam, muitas vezes, por se perder à distância, pelo que o tempo no escritório é o mais indicado para reforçar este tipo de relações. Assim, os gestores poderão agendar eventos presenciais regularmente, incluindo diferentes equipas e departamentos e investir em ferramentas para ajudar a identificar padrões de colaboração em toda a organização.

Os managers poderão potenciar ligações um por um para ajudar os colaboradores a desenvolver um plano de network, e os colaboradores reconstruir ligações com a abordagem “mais cinco” – cada vez que fizerem um novo contacto, pedir uma lista de mais cinco pessoas que consideram que devem conhecer.

Em terceiro lugar, a Microsoft acredita que é importante reconectar as pessoas à missão e cultura da organização. Com o local de trabalho a ser a personificação física da cultura da empresa, é particularmente importante que os novos colaboradores o vivenciem em primeira mão.Neste âmbito, os gestores podem redesenhar os espaços de reunião para otimizar o local de trabalho para uma colaboração híbrida, os managers devem incentir um “re-onboard” das novas contratações que surgiram durante a pandemia – especialmente os colaboradores em regime remoto ou novos elementos da equipa – proporcionando visitas a pequenos grupos, além de oportunidades para ligações informais. Já os colaboradores deverão reservar tempo para explorar o escritório por si próprio e reunir-se com os especialistas no local.

Adicionalmente, a Microsoft reitera que as conversas mais sensíveis podem beneficiar do facto de estarem fisicamente no mesmo espaço. Um inquérito de 2021 realizado pela Glint e LinkedIn Market Research mostrou que 48% dos colaboradores preferem dar ou receber feedback pessoalmente. Assim, os gestores poderão personalizar os métodos de obtenção de feedback – um colaborador pode prosperar com contactos frequentes e formais enquanto outro pode preferir uma reunião durante o almoço.

Por seu lado, os managers poderão incentivar encontros presenciais, como um momento para discutir o desenvolvimento da carreira, dinâmica de equipa e bem-estar pessoal. No caso dos colaboradores, a Microsoft aconselha que aproveitem o tempo com os gestores e managers para fazer perguntas e partilhar desafios que gostaria de experimentar e que deem prioridade aos encontros presenciais para assuntos ou áreas sensíveis para os quais necessite de mais contexto.

Mais, o brainstorming híbrido é útil, mas a clássica sessão de whiteboarding de forma livre beneficia do imediatismo de estarem juntos pessoalmente, de acordo com a Microsoft. Aqui, os gestores podem promover sessões de um dia inteiro para toda a equipa partilhar ideias, oportunidades e potenciais obstáculos, os managers sessões de brainstorming em que as decisões a tomar não são apenas sobre necessidades individuais, mas sobre todo o grupo, e os colaboradores deverão estar preparados e concentrados e garantir que as outras tarefas e prazos não são uma distração durante a sessão.

Além destas iniciativas, é, também, segundo a Microsoft, fundamental existir uma comunicação aberta entre os gestores e os colaboradores. Adicionalmente à necessidade de perceber qual o modelo de trabalho mais adequado à organização e aos colaboradores, importa perceber o porquê das reticências do regresso, ainda que faseado, ao local de trabalho: 

Estudos indicam que os colaboradores querem um maior controlo sobre como, quando e onde trabalham, por questões como as deslocações que podem ser stressantes e demoradas, ou sentirem-se mais concentrados em casa. Assim, os gestores precisam de construir uma cultura onde as pessoas queiram, por vontade própria, estar fisicamente presentes, e ser claros sobre o porquê de serem necessários no escritório. 

Manter horários flexíveis que permitam evitar o horário de maior congestionamento, oferecer descontos nos transportes públicos ou, inclusivamente, incentivar a partilhar carro, enquanto forma de ajudar a reduzir a pegada de carbono e criar laços, ou relembrar que a deslocação ao escritório pode desempenhar um papel positivo no equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal são algumas dicas da Microsoft para os gestores e managers. 

A empresa acrescenta, ainda, a necessidade de equipar o escritório com pequenas salas de concentração e dar aos colaboradores a autonomia sobre o seu horário para que possam planear melhor o dia de trabalho.