Barbot implementa solução Generix EDI Services para garantir ganhos de operação e eficiência

Considerada uma referência no mercado português de decoração e renovação de interiores, a Barbot, que conta com uma faturação de cerca de 40 milhões de euros, mantém operações diárias com grandes empresas em Portugal, entre elas a Auchan, o Continente e a Leroy Merlin.

Esta realidade, aliada às complexas operações comerciais e à necessidade de manter uma comunicação mais rápida de documentos com estes operadores, levou à implementação da solução Generix EDI Services – primeiro numa vertente on-premises e, mais recentemente, em modo Software-as-a-Service. “Tínhamos uma panóplia muito grande de produtos, solicitações sobre as diversas formas”, começa por explicar Marcelo Carvalho, Diretor do Departamento de Informática do Grupo Barbot, que aponta o volume de informação como um dos principais desafios.

A solução

“Tínhamos um volume de informação muito grande, cada empresa tinha um Cardex específico, era preciso fazer a validação do ID dos produtos, as quantidades, os preços. Portanto, através do EDI isso vem tudo de uma forma automática, é integrado automaticamente no ERP e evita erros, evita confusões, devoluções”, afirma Marcelo Carvalho.

A solução escolhida - o EDI – Electronic Data Interchange – é um sistema de comunicação que possibilita a transação de qualquer tipo de documento eletrónico, num formato standard, entre os sistemas de informação das diferentes empresas.

Os documentos são preparados, traduzidos para formato EDI e transmitidos depois para o parceiro. Posteriormente, o parceiro vai receber os documentos, traduzi-los e inserir a documentação no sistema de gestão das empresas. A documentação necessária às operações logísticas é transformada e enviada através de uma ligação entre parceiros.

A marca portuguesa passou a importar e exportar rapidamente os documentos para os distribuidores, interligando o sistema Generix com o software de gestão utilizado na emissão e processamento de faturas e encomendas.

Os benefícios

Numa primeira fase, a implementação EDI on-premises permitiu dar resposta a operações comerciais da Barbot. A evolução para SaaS ocorreu numa segunda fase, com uma solução na Cloud, com acesso a partir de qualquer lugar e hora, sem dependência das infraestruturas da empresa. Entre as principais preocupações, destaca Marcelo Carvalho, encontrava-se a necessidade de “estar sempre atualizado e não ter preocupação com a gestão do espaço e equipamentos”.

A migração para a cloud ofereceu uma maior flexibilidade, a redução de custos e recursos IT, ganhos de operação, eficiência e produtividade, e a garantia de segurança, com a realização de backups que garantem a continuidade das operações em caso de falhas. Para o Diretor do Departamento de Informática do Grupo Barbot, esta jornada foi essencial: “tínhamos no local a informação, tínhamos de fazer a manutenção, tínhamos de ter um conjunto de cuidados, garantir durante dez anos essa mesma informação. Nós libertámos toda essa responsabilidade ao passarmos para a Generix essa responsabilidade, a manutenção e os backups”, frisa.

Para além da redução e otimização de processos, alguns dos benefícios identificados pela marca após a adoção da Generix EDI Services estão relacionados com a passagem da gestão do processo, processos de intercâmbio mais rápidos, atualização constante da solução e segurança adicional.

No ponto de vista de Marcelo Carvalho, é necessário ter processos ágeis que ajudem na resolução de problemas e a digitalização contribui aqui para evitar possíveis erros: “a Generix é um parceiro que nos permite ajudar nesse sentido: eliminação de erros, otimização de processos e a capacidade de responder a uma dimensão maior de solicitações da parte dos nossos clientes. Ou seja, temos uma capacidade de resposta de acordo com esta ferramenta”.