Fragmentação documental gera custos elevados para as empresas

A Stratesys considera que a fragmentação documental permanece um dos problemas mais dispendiosos e menos visíveis nas organizações, sobretudo num contexto de aceleração da adoção de cloud, modernização aplicacional e iniciativas de Inteligência Artificial (IA).

Segundo a empresa, muitas organizações continuam a distribuir informação por múltiplos sistemas, incluindo ERP, HCM, CRM, email, aplicações departamentais e repositórios locais, criando dificuldades de rastreabilidade, duplicação documental e perda de contexto operacional.

A consultora defende que o debate deixou de se centrar apenas no armazenamento de documentos e passou a envolver a criação de um repositório corporativo único capaz de suportar governação da informação e integração com aplicações de negócio. A Stratesys considera que esta necessidade se tornou mais evidente nos projetos de transformação associados à implementação de plataformas ERP de nova geração.

Segundo a empresa, quando a componente documental não é integrada desde o início destes projetos, existe o risco de replicar no novo ambiente os mesmos problemas de fragmentação já existentes. A consultora defende uma abordagem em que a gestão documental funcione como uma camada transversal associada aos processos e objetos de negócio, permitindo o acesso contextual à informação diretamente a partir das aplicações utilizadas pelos colaboradores.

A Stratesys refere cenários de integração documental com plataformas como SAP, SuccessFactors, Salesforce e o ecossistema Microsoft, incluindo Outlook, Office 365, Teams e assistentes baseados em IA como o Copilot.

Tiago Lopes Duarte, partner da Stratesys, afirma, em comunicado, que o problema assume particular relevância em indústrias reguladas, onde a gestão de documentos e processos de qualidade está associada a requisitos de compliance, rastreabilidade e controlo operacional. Segundo o responsável, a centralização documental nestes contextos deixa de ser apenas uma questão de eficiência e passa também a representar um fator de redução de risco.

A empresa destaca ainda a utilização da solução Stratesys GxP Suite para responder a requisitos de governação documental e compliance em setores regulados. Entre as vantagens apontadas para modelos centralizados de gestão documental estão a criação de uma única fonte de verdade, controlo consistente de permissões e versões, maior rastreabilidade e preparação da informação para automação e inteligência artificial.

A Stratesys alerta igualmente para os riscos de iniciativas de IA suportadas em informação dispersa ou sem governação adequada. Segundo a empresa, sem um repositório fiável e integrado, os sistemas de IA tendem a amplificar inconsistências e ruído operacional.

A consultora considera que o repositório documental corporativo deve passar a ser tratado como um elemento estruturante da arquitetura empresarial e não apenas como um componente técnico de suporte.