Desmaterialização de processos documentais ao serviço da transformação digital

O encontro, promovido pela EAD – Empresa de Arquivo de Documentação em parceria com a Fujitsu, Totalstor e Spigraph, contou com a presença do belga JD Moons, fundador da CauptureBites e co-criador da Kofax Express, que explicou o funcionamento deste software de digitalização e captura inteligente de documentos, exemplificando com faturas portuguesas.

“As faturas são dos documentos mais complicados de tratar. Se conseguimos fazer isto, conseguimos fazer muito mais”, disse.

Antes, Jorge Carvalho, sales manager da Sigraph Portugal, lembrou que “o papel faz parte do fluxo de trabalho das organizações, mas não é o mais eficiente devido ao tempo de acesso e partilha de informação”. Jorge Carvalho defendeu, por isso, uma solução em que o “papel consiga imediatamente falar com as soluções de negócio”, o que só se consegue com um sistema integrado de desmaterialização, captura, classificação e identificação de documentos.

Por seu turno, Jesus Cabañas, diretor-geral de Imagem da Fujitsu Iberia, lembrou que “o mundo está a mudar” e que “não sabemos como será o nosso negócio daqui a cinco anos”.

Cabañas vincou que um dos grandes motivos para uma empresa ter um sistema de digitalização documental é o risco de não conformidade (compliance risk), nomeadamente devido ao novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), imposto pela União Europeia e que entrará em vigor em maio de 2018.

“Quantas empresas já têm um plano para o RGPD? A maioria das pequenas empresas não tem noção do que se vai passar com isto. É importante sabermos a informação que temos dos nossos clientes e o cliente tem de saber que dados tem a empresa”, disse.

Da parte da EAD, Marco Santos explicou como funciona o Read Write and Share (RWS), um sistema de gestão documental em workflow, criado e desenvolvido pela EAD em 2014, “uma aplicação com customização total e transversal a todas as áreas de negócio”.

“A desmaterialização de processos não é simplesmente pôr documentos numa pasta”, sustentou Marco Santos.

O responsável de IT da EAD explicou, ainda, que o sistema RWS permite o registo, captura de documentos através da aplicação Mobile Capture, arquivo e consulta de documentos por parte de todos os intervenientes no processo, garantindo também a aplicação do novo RGPD no direito ao esquecimento, portabilidade de dados, proteção por desenho e por defeito e o registo de atividades de processamento.

Atualmente, o RWS conta com 79 milhões de documentos alojados em mais de 400 secções, num volume total de 26 TB.

Zurich apresentou estudo de caso

Presente no evento, Nuno Martins, Project Manager e Business Transformation Manager na Zurich Portugal, apresentou o caso de estudo da seguradora e a mudança, ocorrida na sequência da parceria CTT/EAD. A transformação teve lugar em 2015 tendo já uma segunda fase concluída em janeiro deste ano, passando a Zurich a ter o seu correio físico, documentos digitais e arquivos físicos geridos a partir de um único sistema, gerido pela EAD.

Ao todo, mais de 13 milhões de dados foram migrados com sucesso da aplicação antiga para o sistema criado pela EAD, perfazendo quase quatro terabytes (TB) de informação.

Os resultados representaram uma poupança de 90% do número de impressões pelos serviços afetados face aos milhões de folhas que eram impressas pela Zurich anualmente, bem como a poupança significativa de tempo na atribuição de tarefas, possibilitando ainda o acompanhamento integral durante os vários estados das tarefas e consequente desmaterialização do papel na organização.

Verificou-se ainda uma redução da documentação que entra através do canal físico e o aumento de documentação digital (via email). Assistiu-se ainda à mudança organizacional tendo havido um grande aumento de consultas dos documentos nesta ferramenta ao invés da utilização do papel.

“Esta é, por isso, uma parceria de sucesso que queremos manter e que nos dá confiança”, vincou Nuno Martins.