Devemos automatizar a gestão de ativos de IT?

Quando a organização tem menos de dez colaboradores, a memória corporativa pode ser suficiente. De dez a cem, é comum ficar satisfeito com um Excel. Mas para números superiores, uma ferramenta dedicada deve ser essencial, em particular para organizações com várias localizações. E como a gestão de ativos de IT não se contenta apenas em listar e referenciar hardware e software de acordo com os colaboradores, é acima de tudo uma ferramenta estratégica que desempenha um papel importante no acompanhamento de tickets, na gestão e antecipação de incidentes de segurança e no desempenho da sua organização, qualquer que seja o setor de atividade.

O que é um sistema de gestão de ativos de IT?

É uma plataforma web ou software cujo objetivo é relacionar todos os seus ativos estratégicos, gerindo-os ao longo do seu ciclo de vida. A Gartner define como um método para "fornecer uma visão precisa dos custos e riscos dos ativos de tecnologia para maximizar o valor agregado das decisões em termos de estratégia, arquitetura, financiamento, contrato e aquisições da empresa”. Mais concretamente, é uma ferramenta que permite responder às seguintes questões:

Quais os computadores em fim de vida e que precisam de ser substituídos?
Onde estão as licenças de software usadas por determinado departamento?
Quanto custa todo o software da organização?
Quais os ativos que ainda estão na garantia?
E quais os que já não têm cobertura?
Os servidores internos ainda têm capacidade para lidar com novas tarefas?
Qual é a vida útil média de um ativo específico?
Quais são as relações de dependência que existem entre os ativos?

É também uma ferramenta muito importante para facilitar o dia a dia do seu CIO. Um novo colaborador chega ao departamento de marketing? É fácil atribuir-lhe um computador ou tablet e um telemóvel. Um vendedor está a sair da sua organização? Com alguns cliques, tem a lista detalhada de ativos de IT que ele terá de entregar quando sair. Uma vulnerabilidade de segurança é descoberta num programa na versão 10 do Android? A sua plataforma informa imediatamente quais os tablets e smartphones em risco e quais devem ser intervencionados. Com o trabalho à distância, a gestão de ativos de IT é uma solução altamente estratégica para administrar a sua organização com diligência e responsabilidade. Com a automação, é fácil responder rapidamente, receber alertas em tempo real, provisionar hardware ou software e gerir reparações ou substituições.

Os impactos da gestão de ativos na sua organização

Graças à gestão de ativos, pode ter uma visão holística da sua organização. É uma forma eficiente de controlar atualizações de programas e equipamentos, padronizar a sua frota para limitar o desperdício de recursos e processar solicitações de serviços personalizados e contextualizados de acordo com o perfil do colaborador. Mas também existem muitos outros impactos:

Gastos indiretos reduzidos, maior eficiência na reutilização de ativos e fácil acesso às informações.
Maior visibilidade para saber o que está em circulação, onde está, se é útil, quais são os riscos e o ciclo de vida.
Melhor gestão de conformidade de licença de software: o que é usado? Por quem? Quanto custa? Quais as atualizações mais recentes?
Rastreie o inventário da sua propriedade para ajudá-lo a gerir roubos, perdas, seguros e evitar compras desnecessárias.
Monitorize os seus indicadores chave de desempenho para controlar os seus gastos, o valor da frota ou a qualidade do seu serviço.
Otimize a sua política de segurança (atualização de software, sistemas operacionais, antivírus, etc.)

Com a gestão de ativos de IT, economize tempo e dinheiro, obtenha maior eficiência operacional e melhor experiência de utilizador, com rapidez de execução e otimização de recursos ... Além disso, com a gestão de ativos de IT pode reduzir a sua pegada de carbono, pois será mais fácil e rápido reaproveitar um ativo existente ao invés de fazer novas aquisições.

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