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Como preparar a sua organização para o Digital Workplace?

No momento em que organizações em todo o mundo estão em diferentes fases da gestão do impacto do COVID-19, a rápida necessidade de implementação de ferramentas de remote work, está na ordem do dia.

Como preparar a sua organização para o Digital Workplace?

Ao contrário do que se possa pensar, o digital workplace é muito mais do que tecnologia, e para que esta transição possa vingar e trazer resultados positivos para as organizações, estas devem fazer algum trabalho de casa prévio:

É necessário entender o funcionamento da organização.

E questionar a que tipo de informações/softwares os colaboradores necessitarão de aceder, bem como se os sistemas onde esses dados estão armazenados são passíveis de serem acedidos remotamente.

O mindset da empresa e a cultura de trabalho têm de acompanhar a mudança.

Muitas empresas ainda consideram que se os colaboradores estiverem em casa, são menos produtivos do que se estivessem presencialmente no local de trabalho. Tanto no trabalho remoto, como no trabalho presencial, existem deadlines e deliverables que têm que acontecer. E que acontecerão se a cultura de trabalho das organizações evoluir para cenários de boa gestão, comunicação e monitorização dos projetos.

A organização terá de migrar toda a informação em formato físico, para o formato digital.

Qualquer ativo digitalizado é gerido de forma mais ágil, segura, cost-effective e automatizada por qualquer organização. Mas para que isso aconteça, é necessário que o processo de classificação, conceção e colaboração que o originou tenha sido efetuado corretamente.

A organização terá de determinar a forma como disponibilizará o acesso remoto.

Algumas organizações vão optar por disponibilizar uma rede virtual privada (VPN), outras poderão optar por utilizar soluções baseadas em postos de trabalho na cloud; e, de forma complementar, poderão ainda adotar ferramentas de colaboração que facilitem a comunicação entre todos os elementos da equipa. Um dos pontos-chave neste processo é que se padronizem as ferramentas/sistemas escolhidos pela organização.

Tão importante quanto aderir ao Digital Workplace, é conseguir "securizar" os dados e sistemas da organização.

E contemplar questões como:

- Que sistemas poderão ser acedidos de forma remota?

- Que nível de permissão terão os colaboradores?

- Através de que dispositivos as pessoas poderão aceder?

- De que forma é que se armazenará e compartilhará a informação da organização?

Adicionalmente, a empresa deverá reforçar a sua cibersegurança e elucidar ativamente os colaboradores sobre as melhores práticas para evitarem ataques de phishing, e se manterem livres de vírus e outros tipos de malware.

Resumindo:

A velocidade de adoção do digital workplace está a ser potenciada pelo COVID-19, mas as organizações devem aproveitar este momento para refletir sobre a forma como irão preparar o seu futuro digital.

A reorientação dos processos da empresa para "o digital" tem um impacto que vai para além do combate à pandemia, e progressivamente, as organizações deverão depender menos da centralização e da potencial vulnerabilidade dos seus recursos.

 

Conteúdo co-produzido pela MediaNext e pela Cilnet

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IT INSIGHT Nº 25 Maio 2020

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