Os efeitos colaterais da hiperautomação

A resposta a ambas as perguntas é simples: não. Vamos ver porquê…

A automação end-to-end de processos era há algum tempo uma necessidade para muitas empresas, e também uma consequência das iniciativas de automação bem-sucedidas ao longo dos anos. Começamos por automatizar atividades simples dentro de alguns processos; depois disso, automatizámos todo o processo e, por fim, acabámos por automatizar workflows complexos e até a à Inteligência Artificial e a múltiplas aplicações que aplicam a Hiperautomação.

Os principais benefícios são bem claros: redução de custos, aumento de produtividade e o redirecionamento de colaboradores para tarefas de maior valor acrescentado. Mas quais são os incríveis efeitos colaterais que estão a acontecer e de que ninguém está a falar?

Eis o que testemunham as organizações que estão a investir em grandes iniciativas de automação, como a Hiperautomação:

1. Os departamentos de TI estão mais próximos do negócio do que nunca

As equipas de TI desempenham um papel essencial em todas as grandes organizações, e este será ainda mais proeminente no futuro. As empresas vão depender cada vez mais destes departamentos para operar e escalar; no entanto, as equipas de TI têm sido vistas, historicamente, apenas como um serviço de suporte, tendo-se construído um grande muro cresceu entre elas e o negócio. Os projetos de automação são uma oportunidade para as equipas de TI conhecerem detalhadamente o que as equipas de negócio estão a fazer, participando em sessões de dry-run dos processos e interagindo entre si para encontrar as melhores soluções para o trabalho diário. As equipas de TI sentem-se mais envolvidas e motivadas, e o tal muro transforma-se numa janela dentro das organizações.

2. Os colaboradores ficam mais envolvidos por serem desafiados a repensar os processos da empresa

Quando perguntamos a alguns colaboradores por que fazem um processo de determinada maneira, a resposta muitas vezes é “porque sempre foi feito assim”. Isto significa que estão apenas a replicar métodos antigos, sem sequer pensar se são a melhor forma de fazer o seu trabalho diário. Provavelmente alguns até identificaram oportunidades de melhoria, mas ninguém teve a oportunidade de parar, pensar e discutir o assunto. Contudo, tal é muito importante: participar no redesenho de processos é um fator de motivação das equipas, que sentem que podem realizar uma mudança positiva para a organização e visível para os colegas. E saberão responder quando alguém lhes perguntar porque fazem os processos dessa forma.

3. A documentação dos processos aumenta tremendamente

Sejamos honestos, ninguém gosta de trabalhar em documentação dos processos… mas toda gente gosta de ter a pronta para partilhar com os auditores e receber um elogio sobre como está bem organizada. Se o principal objetivo dos projetos de automação é agilizar processos, um grande efeito colateral é o aumento da documentação necessária antes do desenvolvimento dos robôs. Em última instância, esta é muito útil para auditorias e também para a integração rápida de novos colaboradores.

4. Uma melhor comunicação entre os diferentes departamentos

Como alguns processos implicam que vários departamentos interajam no mesmo workflow, as sessões de trabalho podem ser realmente interessantes. Cada vez que começo um novo projeto deste tipo, fico surpreendido com a falta de comunicação entre departamentos vizinhos sobre a sua realidade operacional – os colaboradores podem até estar sentados lado a lado e não saber o que os colegas fazem. Quando repensam juntos os processos, expõem as suas tarefas diárias de forma simples e clara e acabam por partilhar ferramentas e dicas que podem ser muito úteis mutuamente. Mais uma vez, nota-se uma melhor consciencialização, colaboração e transparência gerais.

5. A oportunidade para rever e otimizar o cenário aplicacional das organizações

Muitas vezes ouço que a automação é uma solução para aplicações que não estão adaptadas às necessidades do negócio. Na verdade, mesmo uma arquitetura empresarial muito organizada e otimizada tem necessidades de comunicação e integração que só a automação pode suprir com uma relação custo-benefício sustentável. Os projetos de hiperautomação são frequentemente a oportunidade de listar os requisitos do negócio e repensar o que precisa de ser redesenhado em termos do cenário aplicacional.

Em suma, estes são os principais efeitos colaterais que temos presenciado e que geralmente não são listados como benefícios, apenas porque é difícil quantificá-los em números para convencer a Gestão a investir. Contudo, como vemos, não devem ser negligenciados, pois são um bónus muito interessante durante esta jornada.